Бухгалтерское обслуживание: аспекты бухгалтерского аутсорсинга.
Бухгалтерский аутсорсинг в последнее время стал очень популярен. На рынке появилось множество фирм предлагающих свои услуги по ведению бухгалтерии. Конкурентная среда огромна, поэтому бухгалтерские фирмы бьются за своего клиента не на жизнь, а на смерть.
С другой стороны клиенту не выгодно часто менять бухгалтера, потому что бухгалтер это Ваш главный партнер по бизнесу - Ваш первый помощник. Может понадобиться не мало времени, прежде чем Вы притретесь друг к другу и выстроите доверительные отношения.
Аутсорсинг можно заказать через стороннюю организацию, а можно пригласить знакомого бухгалтера либо другого профессионала на неполный рабочий день.
Цены на бухгалтерские услуги колеблятся от 1500 рублей в квартал для приходящего бухгалтера, сдающего квартальные отчеты. Максимальный порог суммы не ограничен.
Чем занимаются бухгалтерские компании:
- Ведение кассовой дисциплины (кассовая книга, журнал КО, ПКО, РКО, формы КМ и др.)
- Сдача отчетности в налоговую инспекцию
- Прием / увольнение сотрудников
- Консультирование клиентов по ведению бухгалтерии
- Разрешение спорных ситуаций в налоговой
- Регистрация и перерегистрация предприятий, внесение изменений в уставные документы
- Дополнительные услуги. Например регистрация \ снятие с учета кассовых аппаратов ( встречается не часто, но говорит о компании как о серьезном партнере )
Каждый из перечисленных случаев нужно обязательно оговорить. Бухгалтерские фирмы не будут бесплатно делать тех услуг, которые не оговорены в договоре. Каждую дополнительную услугу вы будете оплачивать отдельно.
Бухгалтерский аутсорсинг особо показан:
- Начинающим Индивидуальным Предпринимателям и владельцам предприятий (ООО, ОАО, ЗАО).
- Предприятиям, у которых не ведется кассовая дисциплина, но возникла срочная надобность в приведении документов в порядок. Особенно при неожиданных проверках, когда налоговая требует предоставить тот или иной пакет документов.
- Мелкому бизнесу, которому сложно потянуть собственного бухгалтера на полную ставку.
Что нужно учитывать при выборе бухгалтерской фирмы?
Кто платит штрафы?
Внимательно прочитайте пункт договора о том, кто будет платить штрафы в случае начисления таковых. Это очень щепетильный вопрос. Тут не должно быть никаких разногласий. Ведь скорее всего именно из-за боязни штрафных санкций со стороны налоговой Вы обратились в бухгалтерскую фирму.
Спектр услуг.
Так же стоит учитывать связи бухгалтерской фирмы. Многие фирмы открыты бывшими сотрудниками налоговых органов, а знакомства остаются всегда. Например мне, через мою бухгалтерскую контору иногда удается решать вопросы, решение которых лежит, так сказать, вне правового поля.
Логистика.
Доставка документов может изрядно потрепать вам нервы и сжечь много времени. нужно заранее проработать доставку всех документов до аутсорсинговой компании и обратно. Постарайтесь заранее договориться об этом.
Дополнительные услуги.
Посмотрите, какие дополнительные услуги могут оказывать бухгалтерские компании, например есть ли у них договор с ЦТО ККТ - могут ли они самостоятельно договориться о регистрации кассовой техники.
Прямой контакт с директором.
Следует установить доверительные отношения с бухгалтером, который обслуживает именно Вас, а так же с его начальством. На практике, если у Вас не произошло контакта с генеральным директором аутсорсинговой фирмы - такой компании лучше не доверять свою бухгалтерию.
Плюсы
Дешевизна. Приходящий бухгалтер или аутсорсинговая фирма обойдутся дешевле. Не требуется платить налоги за собственного бухгалтера, а это почти 50% зарплаты сотрудника. Не придется покупать бухгалтерскую программу - 1С или другую.
Меньше бумажной волокиты. Если вы официально оформляете у себя бухгалтера, то придется делать записи в трудовой книжке, вести зарплатную ведомость, платить налоги, оформлять отпуска и больничные и т.д. Конечно это будет делать сам бухгалтер, но за Ваши деньги. Снимается основная часть забот по бухгалтерскому обслуживанию. Вам не нужно заботиться об уплате налогов, сдаче отчетности, ведению кассовой дисциплины и многих других бухгалтерских делах.
Профессиональные консультации. Если возникают те или иные вопросы, нанятый бухгалтер может в любой момент проконсультировать Вас.
Уверенность. Психологический аспект очень важен, а точнее говоря он стоит в основе обращения за бухгалтерским аутсорсингом. Если у Вас за спиной стоит серьезная компания, в которой на Вас работает несколько специалистов и директор с Вами на "короткой ноге" - налоговая инспекция будет сниться Вам только в эротических снах).
Минусы
Мотивация.
У приходящего бухгалтера меньше мотивации. Его нельзя уволить или написать выговор, он меньше заинтересован в качественном исполнении обязанностей. Некоторые мелкие обязанности бухгалтерские конторы брать на себя не хотят.
Оперативность.
Приходящий бухгалтер не всегда под рукой. Часто возникают трудности с налаживанием оперативной связи с бухгалтерией. Сотрудник аутсорсинговой компании может не сразу отвечать на ваши запросы - ему понадобится некоторое время чтобы отвлечься от других своих клиентов.
Доступ к информации.
Вам придется полностью довериться Вашему партнеру.
Ведение кассовой дисциплины частично придется взять на себя.
Очень много времени и сил уходит на ведение кассовой дисциплины: ежедневное снятие кассовых отчетов, заполнение кассовой книги, соблюдение лимита кассы, справки кассира операциониста и других документов требует постоянного участия Вашего бухгалтера. Чаще всего приходящие специалисты не занимаются такими делами каждый день, а заполняют кассовую дисциплину например раз в месяц. Весь этот месяц клиент самостоятельно собирает все документы - Z - отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, формы возврата товара.
Вы не держите руку на пульсе.
Когда Вы делегируете обязанности стороннему лицу, становится сложнее чувствовать что происходит с бухгалтерией. У Вас меньше представления о том, в каком состоянии находятся дела. Вы не можете в любой момент открыть бухгалтерскую программу и посмотреть какие счета или акты выставлены, оплачен ли тот или иной документ. Когда бухгалтер рядом предпринимателю это греет душу - он шестым чувством чует, что он хозяин своей фирмы.