Кассовая дисциплина.

Что такое кассовая дисциплина?
Кассовая дисциплина - это общепринятая формулировка, описывающая учет денежных средств – наличных, безналичных – в рамках порядка ведения кассовых операций. Кассовая дисциплина - это разговорное выражение понятия, которое регулируется в основном следующими законами:

В этой статье мы постараемся максимально подробно и понятно ответить на вопросы, возникающие при ведении кассовой дисциплины. Что представляет из себя кассовая дисциплина и как ее правильно вести? Какие бывают штрафы и как их избежать? Как потратить минимум времени и средств на ведение кассовой отчетности? Статья написана с учетом изменений законодательства в 2013 году.

Порядок ведения кассовых операций за день (рабочую смену).

  1. Открытие кассовой смены: снятие утреннего X - отчета на кассовом аппарате, заполнение утренних показаний в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4)
  2. Работа кассира на кассовом аппарате: пробитие чеков, оформление возвратов, товарных чеков.
  3. Снятие вечернего Z - отчета, заполнение вечерних показаний в журнале кассира-операциониста.
  4. Заполнение справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6)
  5. Заполнение кассовой книги.

Дополнительные действия в течение дня:

Многим нравится вести все четко, то есть заполнять книгу кассира-операциониста своевременно и полностью переносить эти сведения в кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и аккуратно сохранять документы, которыми вы подтверждаете записи. На самом деле это все очень сложно и придется брать профессионала либо нанимать консалтинговую фирму. На практике обычно все происходит иначе:

Минимально необходимые действия для ведения кассовых операций

Здесь мы опишем, как ведут кассовую дисциплину предпринимателям (не важно ИП или ООО), для которых ведение кассовых операций - это бюрократический груз. Поэтому они соблюдают только минимально необходимые условия для того, чтобы не нести материальную ответственность - не платить штрафы.

Законодатель Российской Федерации требует от предпринимателей и организаций при проведении кассовых операций выполнять три основных требования:

Все остальные документы кассовой отчетности, такие как:

не являются документами, за неведение или за неправильное ведение которых предусмотрена административная или какая-либо другая ответственность.

Соответственно, все, что нужно сделать, - это:

1. Купить кассовый аппарат. Если вы не обязаны использовать ККМ, то отдавать покупателям товарные чеки (подробнее здесь).

2. Установить лимит денежной наличности. Подробнее о лимите здесь.

3. Ничего не делать(!). Но быть на чеку. Во время проверки кассовых операций налоговой инспекцией вы должны предоставить инспектору кассовую книгу за последние 2 месяца. Проверять кассовую отчетность более чем за два месяца налоговые инспекторы хоть и имеют право, но оштрафовать за административное нарушение не смогут.

Обычно после налоговой проверки предприниматель может отложить визит в инспекцию на несколько дней, сославшись на уважительный повод: заболел или уехал приходящий бухгалтер и др. За это время спокойно заполняется кассовая книга за последние 2 - 2,5 месяца, которая потом предъявляется в налоговой.

Если вы будете делать этот минимум, то никаких штрафов не будет, но нарушения будут - нарушения не законов, а всяких подзаконных актов, циркуляров и т.д. А за эти нарушения штрафов не предусмотрено.

Оснащение рабочего места кассира

Положение Центрального банка "О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации" описывает требования к оборудованию кассы, в том числе в эти требования входят охранные сигнализации, отдельные зарешеченные помещения и наличие несгораемого ящика – сейфа. Умелые инспекторы под нарушение кассовой дисциплины подводят и отсутствие такого рабочего места. Это аналогично тому, как под неприменение ККМ подводят отсутствие голограммы. На самом деле закон напрямую не предусматривает наказание за это. Такие штрафы легко оспариваются в Арбитражном суде.

Нарушение кассовой дисциплины

Контроль за ведением кассовой дисциплины осуществляют инспекторы "Отдела оперативного контроля" соответствующих межрайонных налоговых инспекций.

К основным нарушениям кассовой дисциплины, а точнее говоря, к нарушениям порядка ведения кассовых операций относятся:

  1. Неоприходование или недооприходование наличных денежных средств, то есть неучет или неполный учет выручки в кассовой книге.

  2. Неиспользование контрольно-кассовой техники или использование не в установленном порядке. Подробнее смотрите в штрафы ККМ.
    Некоторые организации либо ИП не обязаны использовать контрольно-кассовую технику, но обязаны выписывать товарные чеки по требованию покупателя. Тут тоже часто возникают ситуации, когда налоговый инспектор имеет право наложить штраф. Подробнее о спорных ситуациях смотрите здесь.

  3. Превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

Размеры штрафов

Юридические лица:

Если организация будет признана виновной в нарушении кассовой дисциплины, статьи 15.1 КоАП РФ или ст. 14.5 КоАП, то штраф от 40.000 до 50.000 рублей. Если привлекается должностное лицо, то от 4.000 до 5.000 руб, при этом должностное лицо привлекается одновременно с юридическим лицом. Обычно штрафуют руководителя либо в редких случаях лицо ответственное за ведение кассовых операций - старшего кассира, бухгалтера и т.д. Общая сумма штрафа в итоге - от 40.000 до 55.000 рублей.

Индивидуальные предприниматели:

ИП привлекаются как должностные лица, штраф от 4.000 руб. до 5.000 руб. В кодексе об административных правонарушениях предприниматели приравнены к должностным лицам.

Предупреждение вместо штрафа:

Предупреждения вместо штрафа предусмотрены за нарушения ст.14.5 КоАП:

При наложении штрафов, связанных с применением ККТ – предупреждения возможны, если руководитель налоговой инспекции ( именно он и только он принимает решение о наложении штрафа либо предупреждения) сочтет достаточно мотивированным ходатайство, которое к нему будет обращено.

Предупреждение вместо штрафа может быть применено, если у вас за последний год не было других нарушений. То есть, если в течение года было подобное нарушение (любое нарушение), то вас точно оштрафуют. Если нарушений не было - смело пишите ходатайство.

Предупреждения не предусмотрены за нарушения ст.15.1 КоАП:


Как это бывает на практике?
Что касается дополнительного штрафа для руководителя - 5000 руб.
Если нарушение очевидно и вина руководителя легко доказуема, нарушения допущены либо при грубом его попустительстве, либо по его прямому указанию, то руководителя оштрафуют. Это обычно происходит, если имеются письменные объяснения или показания руководителя или сотрудника. Поэтому не стоит говорить ничего лишнего или отвечать на какие-либо вопросы, а также нужно внимательно читать акт проверки перед тем, как ставить подпись.
В случае, если нарушение допущено одним из сотрудников (работников) вопреки должностной инструкции ( или приказам руководителя), к ответственности привлекают сотрудника. Но надо помнить, что по умолчанию руководитель ответственен за все. Даже главного бухгалтера не привлекут к ответственности, если он допустил ошибку. Привлечен будет руководитель, потому что главный бухгалтер не "очевидное лицо".

Ходатайство.

Для избежания штрафных санкций необходимо написать ходатайство на имя начальника межрайонной налоговой инспекции. Начальник МИФНС может наложить предупреждение, если за последний год у вас не было подобных нарушений.

Пример ходатайства:

Начальнику МИФНС №____

от ____________________

Ходатайство

По факту проверки ООО "НЕВИННОСТЬ" были выявлены нарушения моими работниками, выразилось это в том-то ___________________ (описать нарушение).

Прошу вынести предупреждение, так как нарушение было допущено первый раз, а также мною были приняты все зависящие от меня предупредительные меры:

Работник допустил нарушение самостоятельно, неумышленно, случайно. Ввиду его неопытности, плохого самочувствия, усталости в конце трудного рабочего дня, отвлекшись.
Прошу не применять к работнику и предприятию штрафных санкций.

Подпись, дата

Если вас штрафуют за голограмму, можно написать, что голограмма была наклеена, но случайно отклеилась от нагрева. В паспорте ККМ есть об этом отметка ( если нет - поставят в ЦТО, так как это и их вина от части). Наклеить новую голограмму нужно срочно.

Все равно окончательное решение принимает руководитель межрайонной налоговой инспекции. Его решение можно обжаловать в арбитражном суде. При наличии вышеперечисленных обстоятельств суд легко примет вашу сторону.

Кассовая дисциплина для ИП и организаций разная?

Кассовая дисциплина одна для всех. Независимо от того, ИП у вас или ООО, независимо от вида выбранного налогообложения ЕНВД, УСН и т.д.

Но есть некоторые нюансы.

Не все должны использовать кассовый аппарат и отчетность, связанную с ним : журнал кассира-операциониста - КМ-4, справку кассира-операциониста КМ-6 и другие, связанные с кассовым аппаратом документы. Подробнее здесь.
У организаций, в отличие от ИП, всегда есть расчетный счет в банке, это тоже накладывает некоторые обязанности.

На практике у ООО выше требования к заполнению кассовой книги, потому что нужно знать план счетов, ту самую колонку в кассовой книге, где указан номер корреспондирующего счета, вы должны знать, как называются эти операции в цифровом выражении. Кассовую книгу в ООО нужно вести действительно тщательно, расписывая полностью весь приход, указывая источники и весь расход, указывая контрагентов.
Соответственно, и приходно-расходные кассовые ордера нужно вести тщательней.

Для ООО хороший бухгалтер – залог здоровья его кассовой дисциплины.

Приказ о кассовой дисциплине (приказ о бюджетной политике).

Приказ о бюджетной политике. Зачем он нужен? Режим работы некоторых предприятий, допустим АЗС, круглосуточный. В конце кассовой смены кассир снимает Z-отчет с кассового аппарата, инкассирует наличность, фиксирует денежные счетчики. Деньги после этого часто сдаются в банк. Если режим работы круглосуточный, то какую точку считать отчетом начала смены, как фиксировать суммы за конкретную календарную дату, если смена заканчивается, например, в 8 часов утра? Вот для таких моментов и служит приказ о бюджетной политике.

Смысл примерно такой: приказ может предохранить от претензий со стороны налоговой инспекции. Эти претензии неуместны - деньги никуда не пропали, но налоговая инспекция может посчитать нарушением то, что показания кассового аппарата не совпадают с записями в кассовой книге.

Также в этом приказе можно учесть другие моменты деятельности вашего предприятия:


Проверка банком кассовой дисциплины

Банк, в котором находится Ваш расчетный счет, должен каждые два года проверять вашу кассовую отчетность.

Банк может проверить выборочно любые три месяца вашей работы с ним. Банк проверяет правильность финансового, математического счета, его не интересуют товарные накладные.

Банк проверяет в основном два пункта:

  1. Не был ли превышен лимит наличности.
  2. Кассовая книга и документы, подтверждающие записи в ней: платежные поручения, кассовые чеки, X и Z-отчеты, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Банк после проверки составляет справку, которую часто требует налоговый орган при своей проверке. Если инспектор видит, что вы не исправили замечания банка, он может наложить на вас штраф. Если все исправлено, штрафа не будет.

Многие воспринимают банк как государство. Банк не является государством, это такой же хозяйствующий субъект, как и ваша фирма. Точнее говоря, он ваш партнер. Но у партнера есть право проверить правильность ведения кассовых операций. Это не прямой надзор - у банка нет полномочий по привлечению к ответственности. Банк может как бы рекомендовать, обучать, но указывать или, тем более, штрафовать права не имеет.

Выбирая банк, вы выбираете себе партнера. У кого дешевле открыть расчетный счет, где дешевле обслуживание, какой-то банк расположен ближе к офису или дому, кто не сольет о тебе информацию мошенникам. Это партнер, поэтому на него нужно смотреть так: если тебе не понравится этот партнер, ты его всегда сменишь. И у банка тоже прямая заинтересованность в Вас, как в клиенте. По большому счету, вы зарабатываете друг на друге деньги.

Акт проверки кассовый дисциплины

Сначала составляется первый акт на месте проверки. В нем фиксируется все, что касается обследования рабочего места: снятие отчета с контрольно-кассовой техники, наличие пломбы, выдан ли чек, все ли реквизиты на чеке и т.д.

После составления первого акта налоговый инспектор приглашает предпринимателя к себе с документами, которые ему интересны. Это могут быть:

В налоговой инспекции составляется второй акт (протокол). После этого акта вам могут выписать штраф или предупреждение либо отпустить с миром.

Несколько советов:

Решение о наложении штрафа принимает только руководитель МИФНС. Но рядовой инспектор принимает более важные решение о возбуждении дела об административном правонарушении или о прекращении административного производства. Это решение принимает инспектор на стадии, пока идет производство. С момента проверки до оформления протокола, а после оформления протокола только руководитель инспекции может принимать решения по делу.
После передачи дела начальнику инспекции бороться либо сотрудничать нужно будет с юридической службой инспекции.

А если полтора года назад было нарушение, а на меня все равно наложили штраф, даже после моего ходатайства, это правомерно?
У нас, кроме закона, есть еще право на внутренние убеждения. Руководитель инспекции, если вынесет штраф даже через полтора года после прошлого нарушения, все равно будет прав. Но его действия можно оспорить в суде. Но потенциально налоговый орган ничего не нарушает. В суде нужно будет упирать именно на незначительность нарушения. То есть допустим, если кассир не пробил чек на маленькую сумму, например. жевательная резинка 20 рублей ( а именно такие контрольные закупки обычно совершают налоговики), то нужно в суде делать упор на то, что данного рода нарушение незначительно и его последствия минимальны.

А суд может изменить решение руководителя налоговой инспекции?

Арбитражный суд может изменить наложение штрафа на предупреждение. Суду нужны убедительные доказательства. Самое немаловажное при обращении в Арбитражный суд - по таким делам нужно апеллировать к суду о том, что само нарушение настолько малозначительно, что неадекватно применение такой штрафной санкции. Допустим, купили жвачку за 25 рублей, кассир не пробил чек и ему выписан штраф в 30 тысяч рублей. Арбитраж может принять во внимание малозначительность нарушения: не диван покупали все-таки, если уж на то пошло.
Так же с отсутствием голограммы или марки-пломбы. Инспекция оштрафовала за отсутствие голограммы - принесите в суд доказательства того, что она была, но отклеилась.

Арбитраж не может отменить штраф, наложенный в течение года после аналогичного правонарушения.

А за журнал кассира-операциониста штрафуют?
Кассовый аппарат, журнал кассира-операциониста, карточка регистрации ККМ, паспорт кассового аппарата, формы КМ-1, КМ-2 и т.д., над всем этим лежат положения по применению контрольно-кассовой техники и методические рекомендации, за нарушения которых штрафы не предусмотрены.

Вопрос - ответ